Hoy quiero hablarte de cómo llevar los papeles de tu negocio al día. Esto es algo similar a lo que nos decían cuando estábamos en el colegio o en la Universidad respecto a los exámenes para que no esperásemos a estudiar la víspera del examen o los 3 o 4 días anteriores porque todos sabemos que si lo hacemos así, lo más probable es que no obtengamos los mejores resultados. Siempre había alguien que estudiaba la víspera y le iba muy bien pero no era lo habitual.

Llevar al trabajo al día, lo sabemos, garantiza mejores resultados en cuanto a notas y en cuanto a finanzas e impuestos se refiere.

Pero pese a esta reflexión que sabemos y conocemos de siempre, también somos sabedores de que el hombre o la mujer, y en este caso creo que no hay ninguna diferencia, es el único animal que tropieza dos veces con la misma piedra. Y que le hice dos veces dice 200 y sin exagerar.

Pues bueno, en este podcasts quiero darte algunas razones para llevar el trabajo al día. Razones que te hagan reflexionar y que te animen sobre todo a llevar tus papeles al día de una vez por todas porque vas a tener más beneficios y no solo económicos porque también vas a tener más tranquilidad que es muy importante para poder emprender porque te vas a sentir empoderado ya que vas a sentir que tienes el control.

1.    Razones Económicas

Estas razones van ligadas al empoderamiento que acabo de comentar.

1.1.         Tener información económica actualizada y a tiempo

Cuando tienes un negocio, independientemente de la forma jurídica que tenga, es decir, da igual que seas autónomo o sociedad limitada, es necesario que tengas el control del mismo.

Tienes que tener  disponible la información adecuada en el momento en que la necesitas. De nada sirve tenerla después y muchas veces, por no tener la información a tiempo, perdemos oportunidades o tardamos en tomar una decisión que teníamos que haber tomado hace tiempo.

Y para tomar las decisiones correctas necesitas tener información y necesitas tenerla pronto y de una manera fiable sino simplemente estarás tomando decisiones por intuición y puede que no sean acertadas porque la intuición cuando funciona bien es cuando tiene información y para tener información tienes que tener información fiable y actualizada, es decir, al día.

Cada mes por lo menos o con mayor frecuencia si así lo crees conveniente debes analizar tus ingresos tus gastos y los costes que has tenido para ver si están evolucionando como tú quieres que evolución.

Tienes que analizar cómo de cerca estás del objetivo que te habías marcado para ese mes y si no has llegado tienes que ver por qué no has llegado, qué es lo que no has hecho que tenías que hacer o qué es lo que no ha funcionado.

Y si has llegado tienes que analizar qué es lo que has hecho bien para conseguir el objetivo que tenías marcado. Es importante realizar un análisis tanto si vas bien como si vas mal pero sobre todo lo importante y lo básico el primer nivel es saber si vas en línea o no con lo que tenías previsto y si estás teniendo beneficios o pérdidas.

1.2.         Tener información actualizada de los cobros

Es fundamental saber qué clientes te han pagado y que clientes no. Tienes que conocer qué clientes se están retrasando en el pago para reclamarles porque si no les reclamas no te van a pagar.

Y también, un retraso en el pago, no es buena señal y es signo de que debes analizar al cliente que se ha retrasado para que al final no acabe siendo un moroso y tengas un impagado que acabe yendo contra el último nivel de tus beneficios.

1.3.         Tener información actualizada de los pagos

Saber a quién has pagado, no saltarte ningún pago y hacerlos todo a tiempo es fundamental para que tengas una buena reputación y para que te sigan financiando en un futuro.

Cuando empiezas a retrasarte en los pagos, lo más probable es que los proveedores dejen de financiarte ya que no se fían de ti y te empiezan a exigir el pago al contado para futuros pedidos o incluso, podría ser que simplemente dejasen de suministrarte con los problemas que esto te puede ocasionar.

Y en el mundo online, un impago es una baja directa del servicio contratado que te puede dejar totalmente fuera de servicio.

Por tanto, es fundamental que lleves tus compromisos de pago al día.

2.    Razones fiscales

Además de las evidentes razones econñomicas, tenemos razones fiscales.

2.1.          Cometer menos errores

Si llevas la contabilidad al día vas a cometer menos errores por qué las prisas no son buenas consejeras y cuando haces las cosas con prisas las haces peor. Por tanto el simple hecho de llevar tus papeles al día va a hacer que cometas menos errores porque vas a estar más centrado y es importante no cometer errores a nivel fiscal ya que cualquier error te puede salir caro.

2.2.          Olvidar gastos en los que has incurrido

Cuando llevas tus papeles al día se despistan muchos menos gastos y por tanto estás pagando menos impuestos tanto en IVA como en IRPF o IS.

Día a día, veo como los autónomos preparan a última hora los papeles del trimestre y hay veces que me dicen que no saben si tenía alguno más o si les falta alguna factura pero que bueno, si lo encuentran ya me lo pasaran para el siguiente trimestre y esa no es la mejor manera de trabajar.

Está claro que si no quieres pagar ni 1€ más, tienes que llevar tus papeles al día y no olvidarme de ninguna factura ni justificante de gasto. Para ello como muchas veces he recomendado hay que pagarlo todo con tarjeta porque luego coges la tarjeta revisa si ves que gastos te pueden faltar. Si lo has pagado en efectivo despídete porque la memoria es corta y se te va a olvidar.

Así que guarda todas tus facturas y justificante e introdúcelos en el sistema como justificantes de tu gasto y así no se te olvidará ninguno y pagarás mucho menos Hacienda tanto un IVA porque estarás recuperando más IVA cómo en IRPF porqué estarás declarando menos beneficios.

2.3.          Equilibrar el IVA

Sí todos los meses cuando cierras el mes tú tienes lo que te sale a pagar de IVA, tendrás un conocimiento que te permitirá ajustar mejor futuras compras o ventas de IVA para que el pago de impuestos se ajuste mejor a tú disponibilidad de dinero.

Por ejemplo, si puedes hacer una venta de bastante dinero, de bastante importe, de 5000€ que vas a cobrar a 60 días y estas a finales de marzo, va a ser mejor que emitas la factura de venta el 1 de abril porque cuando tengas que pagar El IVA del segundo trimestre, es decir en julio, ya habrás cobrado la factura de abril. Si lo facturas en marzo porque estas a finales de marzo cobraras a finales de mayo porque era 60 días y por tanto el 20 de abril vas a pagar el IVA de esa factura que no vas a cobrar hasta mes y medio más tarde.

2.4.          Ahorrar en la Renta o IRPF

Al igual que puedes aplazar una venta que vas a tardar en cobrar para no tener que pagar el IVA antes de haberla cobrado, cuando estas cerca del final de año, sí has tenido un año muy bueno puede que la progresividad del impuesto de la renta te haga pagar más.

Sí esperas que el año que viene no sea tan bueno como éste porque en este has tenido un trabajo o dos especiales y has facturado más de lo normal pues también puedes aplazar la venta para el siguiente año y así tendrás los ingresos en el siguiente año donde vas a ganar menos y por tanto vas a pagar menos impuestos.

Si tienes una empresa esto te da igual porque la empresa paga a tipo fijo aunque si eres profesional tendrás que facturar el 75 por 100 a tu empresa para tener un puerto seguro y también te repercutirá el declarar más o menos beneficios.

2.5.          Saber lo que vas a tener que pagar con antelación

Organizarte para tener el dinero de los impuestos cuando llega el momento de pagarlos es fundamental.

Con el IVA lo tenemos claro porque, si sigues mis consejos, IVA que cobramos IVA que enviamos a nuestra cuenta de impuestos porque sabemos que no es nuestro y es intocable.

Pero todos los autónomos que no facturan mayoritariamente con retención van a tener que hacer trimestralmente su pago a cuenta de la renta y puede que llegue el momento y no tengan suficiente dinero porque no han ido apartando a esta cuenta intocable el 20 por 100 de sus ganancias para este pago a cuenta, la mayoría de veces porque ni saben de qué importe se trata.

Si llevas tu contabilidad o tus papeles al día vas a poder organizarte mucho mejor y cuando llegue el momento de pagar los impuestos lo vas a tener mejor previsto y no te vas a ver en la necesidad de tener que aplazar. Y con las retenciones lo mismo, factura de retención que tenemos, retención que tenemos que apartar, e igual con las nóminas.

Seguro que además de estos beneficios ves muchos otros así que estaré encantada de que me escribas y me cuentes más ventajas de llevar tus papeles al día.