Cada día veo como mis clientes dejan para última hora los papeles del trimestre y comienzan a recopilarlos y prepararlos cuando faltan 10 días o menos para la fecha límite de presentación.
Y quiero hacer una reflexión al respecto por qué los papeles no se tienen que preparar para el trimestre, sino que se tienen que preparar con una determinada frecuencia para saber cómo va yendo el negocio. Ver si tienes dinero en el banco o no y deducir de ahí si tu negocio va bien o mal no es suficiente ya que no todo el dinero que hay en el banco es tuyo, parte de ese dinero es de tu socio oculto (Hacienda). Debes ordenar tus papeles con una frecuencia suficiente como para saber en todo momento cómo va tu negocio y poder tomar las decisiones correctas.
También es necesario y te conviene tener la documentación muy bien ordenada e ir con cuidado para no perder ni traspapelar ni los tickets ni las facturas que te van dando. Si pierdes facturas pagarás IVA de más, tendrás que realizar un ingreso a cuenta de la renta mayor y cuando hagas tu declaración de la renta, te devolverán menos o pagarás más. Así que, únicamente por ti, ten tus papeles bien ordenados. Yo tengo, tanto en casa como en el coche, una carpetita donde voy metiendo todos los tickets y facturas que voy recibiendo para que no se me pierda ninguno y cada vez más, prefiero que me las remitan por correo electrónico.
Es una tarea que la mayoría de emprendedores y autónomos no quiere hacer pero es una tarea muy importante y que no requiere demasiado tiempo. Si se hace por ejemplo cada semana, puede que con media hora o menos tengas suficiente para arreglar todos los papeles. Es algo que al final vas a tener que hacer de todos modos porque si no llamará Hacienda a tu puerta y si lo tienes todo correcto y ordenadito no pasará nada pero si no lo tienes todo correcto, es probable que te emitan una declaración complementaria con sanción e intereses de demora. Créeme, merece la pena tener la información del negocio actualizada tanto a nivel de impuestos como a nivel de gestión empresarial.
Así que, como lo vas a tener que hacer, mejor hacerlo bien y con alegría.
¿Qué información tienes que guardar?
- Facturas emitidas
- Facturas recibidas y recibos justificantes de gastos
- Extractos bancarios (para comprobar movimientos)
- Copias de los modelos presentados (descargar de aeat con la firma digital)
¿Cómo guardarlo?
Lo puedes guardar online si lo prefieres y eres extremadamente ordenado pero a mi me gusta tenerlo en papel. Normalmente con un solo archivador es suficiente para la mayor parte de los autónomos.
Facturas emitidas
Las facturas emitidas las guardaremos por fecha y número poniendo la más antigua en la parte de debajo y las que vayamos emitiendo encima de ésta.
Cuando vas a preparar el trimestre, es conveniente generar o solicitar al asesor/gestor que te envíe el libro de IVA de facturas emitidas del trimestre antes de presentarlo para comprobar principalmente que todas las facturas han sido correctamente declaradas y evitar así tener que hacer declaraciones complementarias.
Cuídate mucho de que no se te quede nada por facturar. Es conveniente que establezcas una rutina para facturar a tus clientes al menos una vez a la semana y anotar por ejemplo en un Excel qué servicios les vas prestando para que no se te pase facturar ninguno.
Facturas recibidas
Las facturas recibidas también las guardaremos por fecha y número poniendo la más antigua debajo y las que vayamos recibiendo encima.
Al igual que con las facturas emitidas, es recomendable que mientras preparas el trimestre y antes de presentar los modelos compruebes que el libro de IVA de facturas recibidas corresponde con las facturas que tienes y que están todas contabilizadas.
Cuando todo esté correcto, numera las facturas de compra y ordénalas con la misma numeración que tienen el en libro de IVA de facturas recibidas. Normalmente escribimos el número del libro registro de IVA en la esquina superior derecha.
Facturas de inmovilizado
Estas facturas se encuentran dentro de las facturas recibidas pero requieren una atención especial. Las facturas de compra de inmovilizado es conveniente tenerlas en una carpeta diferenciada. yo lo que hago es guardar la original en la carpeta de inmovilizado y una fotocopia en la carpeta de facturas recibidas.
Lo hago así porque el tiempo que debo tener una factura de compra de inmovilizado no es el mismo tiempo que tengo que tener una factura de compra normal. Una factura de compra normal la tengo que conservar 4 años desde el límite en la presentación del impuesto pero una de inmovilizado, por ejemplo un ordenador que amortizo en 4 años lo tendría que guardar 8 porque ese gasto lo estaré aplicando durante 4 años (o ejercicios) desde la compra y si tuviera una inspección 3 años después de haber aplicado el gasto por amortización en el último año, es decir, si tuviera una inspección del año 4 en el año 7, tendría que tener la factura de compra del año 1.
Extractos bancarios
Es conveniente guardar y revisar los extractos bancarios antes de presentar el trimestre. si tienes la sana costumbre de pagarlo todo con tarjeta como hago yo, no se me pasa ninguna factura.
Con el extracto compruebo que tengo todas las facturas de compra como las facturas de los gastos de emisión de remesas.
También compruebo qué recibos debo sacar para justificar el gasto. Me refiero a recibos de autónomo, del seguro, de los Colegios profesionales, de las comisiones bancarias…Así me aseguro de no pagar ni un euro de más.
Y por último compruebo si se me ha hecho o yo he hecho alguna devolución y si está correctamente contabilizada.
Modelos AEAT
Aunque con la firma digital puedes descargar todos los modelos presentados en la AEAT, a mí me gusta guardar una copia de todos ellos.
Si sigues estos pequeños pasos y semanalmente buscas media horita para organizar tu documentación, puede que sea tu media hora más rentable.
Y ahora ya sabes, manos a la obra que ya está el trimestre llamando a la puerta y, aunque en estado de alarma, Hacienda no espera.
Y esto es todo por hoy. Gracias por escucharme y recuerda, esto no es ley, es mi opinión, aplícalo solo si te sirve a ti y a tu negocio.
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