El proponer este tema ha venido motivado porque en mi despacho, recibo frecuentemente preguntas tipo ¿puedo deducir este gasto? ¿y este otro? Y por eso o voy a intentar explicártelo para que de ahora en adelante te sea un poco más fácil.

La respuesta que te voy a dar, puede que no te guste porque en impuestos, no es todo blanco o negro sino que hay una infinita gama de grises que hay que considerar, y en muchos casos, desgraciadamente, un gasto va a ser deducible o no en función del inspector que te asignen.

Después de darnos cuenta y lamentarnos una vez más de la inseguridad jurídica en la que tenemos que trabajar, voy a contarte los principales requisitos para que un gastos sea deducible.

Los requisitos principales para poder deducir un gasto son:

1. Vinculado a la actividad
2. Correlacionado con los ingresos
3. Justificado
4. Contabilizado

1.    Vinculado a la actividad

Que el gasto esté vinculado a la actividad, principalmente quiere decir que lo vas a utilizar para la actividad y no para tu vida privada y que además lo vas a poder demostrar.

En IRPF, para un autónomo, por ejemplo, no vale que un gasto sea compartido, ni por periodos ni simultáneamente. Por ejemplo, si eres autónomo y utilizas el teléfono para tu actividad y también para realizar llamadas personales, no lo podrás deducir y como empresa, el uso particular del empleado sería una retribución en especie que complicaría la gestión.

¿Qué es lo que me dice mi experiencia?

Que en el caso de los autónomos y el teléfono,si no tienes dos líneas diferenciadas para uso personal y profesional, no se suele aceptar y en el caso de la una sociedad, no suele haber problema en que el empleado, por ejemplo un comercial, haga llamadas particulares el fin de semana.

Otro ejemplo que ahora está de moda y se me está presentando con mucha asiduidad. Un reloj por ejemplo como el Apple Watch. ¿Realmente es necesario para la actividad? Puedes contar la historia que quieras como que es necesario para no perder ninguna llamada… pero será difícil que te lo acepten, en primer lugar porque tendrás que demostrar que el uso es exclusivo de la actividad. Sin embargo, los airpods, sí que serán más fáciles de deducir al ser más coherente la explicación de su relación con la actividad.

Si eres un autónomo digital, va a ser probable que tengas vinculada o afecta parte de tu vivienda a la actividad. Esto lo habrás hecho con el modelo 036 o 037, indicando qué tanto por cien de tu vivienda va a estar dedicada a la actividad. Esto te permitirá deducir algunos gastos relacionados con la vivienda pero ten en cuenta que debes poder demostrar que está dedicado exclusivamente a la actividad.

2.    Correlacionado con los ingresos

Los gastos deben servir para generar ingresos. Yo puedo comprarme unas zapatillas de ballet y en función de mi actividad serán deducibles o no. Si soy artista, bailarina, lo son porque con ellas me ayudo para la generación de ingresos de una forma directa y fácil de comprender. Para mi actividad de asesora fiscal, podría intentar justificarlo…. Pero evidentemente, no iba a colar.

Y por otro lado, no se concibe una actividad con gastos y sin ingresos. Puedes no tener ingresos el primer mes o el segundo en que comienzas tu actividad pero no indefinidamente. Si no acabas teniendo ingresos, tus gastos no serán deducibles. Y tampoco serán deducibles los gastos si realizas la actividad de manera gratuita y por amor al arte. Los gastos por hobbies no son deducibles.

Este mes he atendido dos requerimientos procedentes de clientes en los que, ellos o sus asesores, habían considerado que debían solicitar la devolución del IVA a final de año. En ambos casos, lo denegaban porque no habían declarado ingresos, en un caso ningún ingreso y en otro, ningún ingreso con IVA. Cuando solicitas la devolución del IVA, te requieren todos los libros y documentación que acredita que tienes derecho a la deducción del IVA y la justificación de cada caso y si no hay ingresos con IVA que permitan deducir gastos con IVA, no lo van a aceptar.

3.    Justificado

Una vez que ya hemos determinado que el gasto está vinculado a la actividad, tenemos que justificarlo y la Agencia Tributaria considera como forma de justificación prioritaria la factura completa.

En la factura completa aparece la descripción del producto y servicio y todos tus datos y los del autónomo o empresa que la ha emitido.

También existe la factura simplificada, que ya “no gusta” tanto a la hora de justificar los gastos porque aparecen solo los datos del proveedor, no aparecen tus datos y por lo tanto, puede ser de cualquiera. En ese caso, no vas a poder deducir el IVA y si la compra no ha estado pagada con tarjeta  tampoco podrás deducir el gasto en IRPF o en IS ya que será muy difícil demostrar que has incurrido en ese gasto para tu actividad.

Así que intenta siempre pagar con tarjeta tus gastos aunque el importe sea pequeño y solicitar factura completa aunque sea engorroso ya que están obligados a emitirla a tu nombre si así lo solicitas.

En IVA, si no tienes la factura completa, no aceptarán la deducción y en IRPF e IS, si está pagado con tarjeta, aunque la factura no sea completa, sí es más probable que lo acepten.

Gastos deducibles sin factura

Como apunte adicional, comentar que no todos los gastos necesitan factura para ser deducibles. Son por ejemplo los recibos de autónomo, las nóminas y los seguros sociales, las primas de seguros, los gastos bancarios, determinados impuestos (IBI, tasa de basura… ) en estos casos es suficiente con el recibo bancario. ¿Por qué? Porque si os dais cuenta, estos gastos no llevan IVA por lo que no necesitamos la factura completa para deducirlos.

4.    Contabilizado

Los gastos deben estar registrados en el correspondiente libro de facturas recibidas o de IVA deducible para su deducción en el IVA y de gastos para su deducción en el IRPF.

Si no lo has contabilizado, no podrás considerarlo gasto de ese periodo.

Además, idealmente, estarán contabilizados cuando se produzcan, ni antes ni después.

Como regla general puedes considerar que si declaras los gastos dentro del año natural, no habrá ningún problema.

De todos modos, Hacienda te permite declarar un gasto con posterioridad y un ingreso con anterioridad si esto te “perjudica” o te quedas igual, es decir, siempre que el hecho de aplazar un gasto o anticipar un ingreso, no produzca una menor tributación. Y en este sentido, es importante tener en cuenta que el IRPF es un impuesto progresivo por lo que podría darse una menor tributación su aumentasen los ingresos.

Resumen

Así que recuerda, si quiere estar tranquilo en lo que se refiere al Fisco, aplica el sentido común:

• Declara solo los gastos que realmente sean de tu actividad y te ayuden a obtener ingresos
• Pide siempre factura completa con todos tus datos, recuerda que están obligados a dártela, al igual que tú lo estás si te la piden.
• Contabiliza el gasto en el periodo en que se produzca

Y esto es todo por hoy. Muchas gracias por escucharme. Recuerda que esto es mi opinión y mi interpretación. Aplícalo sólo si es bueno y útil para ti y para tu negocio.

A lo largo de esta semana, publicaremos un post en el que podrás elegir el tema del próximo episodio.